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COME ORGANIZZARE UN OPEN DAY

ALLE SCUOLE ELEMENTARI

Organizzare un Open Day per le scuole primarie è una pratica che si sta diffondendo sempre di più anche in Italia e questo è un bene sia per le scuole che li organizzano sia per le famiglie che sono chiamate a scegliere il futuro formativo dei propri figli.

Tutti possono organizzare un semplice open day, noi però vogliamo evidenziare i punti chiave che vi faranno organizzare un open day veramente efficace nella vostra scuola, senza lasciare nulla al caso.

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Dato il particolare momento, coloro che si occupano di orientamento scolastico si sono ritrovati a dover accantonare il principale strumento che consente alle scuole primarie di far conoscere la propria offerta formativa: l’open day.

Parlare di open day in un contesto in cui vige il distanziamento sociale e in cui gli spostamenti sono ridotti al minimo indispensabile sembra quasi un paradosso.

Proprio per questo abbiamo scritto degli articoli a riguardo: 1a parte2a parte e 3a parte e abbiamo prodotto un video partendo dall’esperienza dei nostri webinar gratuiti.

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Quali obiettivi porsi

In primo luogo vanno stabiliti gli obiettivi, lo scopo che la vostra scuola primaria vuole raggiungere attraverso l’open day.  Ci sono obiettivi informativi che possono essere: far vedere la scuola a genitori e alunni, far conoscere le maestre, illustrare le caratteristiche formative, dare informazioni sulle iscrizioni, rispondere alle domande dei genitori.  Qui dovete chiedervi quali sono le peculiarità della vostra scuola e in che modo potete metterle in risalto al meglio.

Poi ci sono gli obiettivi primari, quelli per cui tutta la macchina è stata messa in funzione: generare un’impressione positiva, aumentare il passaparola e, soprattutto, fare iscritti per il nuovo anno scolastico.

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Raggiungere gli obiettivi

Per raggiungere tutti questi obiettivi dovrete:

  • analizzare la vostra offerta per capirne i punti deboli e i punti forti
  • creare una vera e propria struttura per l’open day
  • gestire al meglio gli spazi
  • pensare sia ai genitori che ai figli
  • dividere l’open day in momenti diversi
  • avere del personale preparato all’evento (dalla portineria alla direzione)
  • essere veramente aperti e comunicativi
  • rispondere a tutte le domande e ascoltare i genitori
  • sperimentare delle varianti
  • analizzare gli errori e migliorare

le attività

Quali attività organizzare durante gli Open Day?

Questa è una delle domande che recentemente ci viene fatta più spesso. C’è una sorta di spinta a dover riempire di attività gli open day spesso con lo scopo primario di intrattenere i partecipanti e occupare il tempo.

In questi ultimi anni ci siamo imbattuti in realtà che organizzavano attività di qualunque genere (cucina, quiz, ecc.) senza che queste avessero alcuna attinenza né con il percorso, né con i programmi curriculari o extra-curriculari.

Quello che vi consigliamo è di organizzare attività che abbiano una relazione precisa con quello che fate normalmente a scuola. I partecipanti agli Open Day non vengono da voi per essere intrattenuti o per assistere a uno spettacolo ma per conoscervi e valutare quello che realmente fate tutti i giorni con i bambini (e quindi, potenzialmente, con i loro figli).

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Quindi se avete delle attività extra-curriculari oppure dei laboratori (teatro, lingue, danza ecc.) è sicuramente importante dare l’opportunità ai partecipanti di sperimentarli dal vivo. Si possono organizzare attività che coinvolgano bambini e genitori insieme, oppure inserire i bambini partecipanti in attività con gli alunni della scuola mentre i genitori parlano di questioni più tecniche con il personale scolastico.

Al contrario, se avete degli spazi dedicati ad attività particolari è bene che non mostriate gli spazi vuoti, cercando di spiegare come vengono utilizzati ma che diate una dimostrazione viva e partecipata degli spazi stessi, facendo vedere come vengono utilizzati quotidianamente da alunni e insegnanti.

i genitori

Nelle scuole primarie l’attore principale da convincere, il decisore, il target sono sicuramente i genitori. Quindi pensiamo bene a quando fare i nostri open day, magari variamo date e orari dando diverse possibilità, così sia coloro che possono venire in orario scolastico sia coloro che possono solo nel fine settimana saranno agevolati a partecipare.

Durante l’open day ascoltate e osservate i genitori più attivi, individuate chi fa più domande: quelli che chiedono più cose non sono i genitori più “rompiscatole” ma sono i più interessati. Quindi coinvolgeteli, cercate di costruire una relazione con loro, assicuratevi di rispondere a quello che a loro interessa davvero: se siete riusciti a generare un clima per cui i genitori sono partecipi e vi pongono molte domande, allora significa che avete creato un buon set per un open day efficace.

Pensate anche alle risorse che avete a disposizione: i genitori dei vostri alunni. Sfruttate il dialogo con loro per capire quello che maggiormente gli interessa, li soddisfa o al contrario non li soddisfa della vostra scuola. Tutte queste informazioni vi saranno molto utili (oltre che per migliorare) per strutturare al meglio le presentazioni durante l’open day e vi faranno arrivare più preparati alle domande.

Questi sono solo alcuni degli aspetti che è necessario prendere in considerazione quando si organizza un open day, tra poco ne vedremo un altro fondamentale, i figli, ci sono però molti altri fattori da approfondire e se vuoi puoi farlo scaricando il nostro e-book gratuito  Come organizzare un open day effiace.

i figli

Ovviamente non possiamo tralasciare il tassello centrale di tutto questo, coloro che dovranno beneficiare direttamente del vostro insegnamento e dei vostri servizi, gli alunni.

Pensate che spesso i genitori portano anche i figli a vedere la scuola, e quindi avrete a che fare con due distinti protagonisti del vostro open day.

I bambini non possono fare lo stesso percorso dei genitori, si annoieranno e renderanno la vita difficile a voi e ai loro genitori. L’open day deve essere la prima occasione di far vedere ai genitori che sapete prendervi cura dei loro figli e anche di far colpo sui bambini intrattenendoli in modo intelligente.

Considerate anche l’opportunità di fare degli open day durante le ore di scuola e di rendere co-protagonisti dell’evento i vostri alunni, negli USA è una pratica standard legata alla trasparenza, e se ben gestita è sicuramente una modalità che può darvi una marcia in più a livello di coinvolgimento e di comunicazione.

Insomma, come sapete organizzare un open day è un lavoro che necessita di tempo, preparazione, ragionamento e creatività e spesso è difficile trovare le risorse per farlo al meglio.

Con l’ebook sugli open day e la nostra consulenza vogliamo aiutarvi a creare nella vostra scuola eventi efficaci, convincenti e coinvolgenti, quindi scaricatelo e fateci domande!

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“Come organizzare un Open Day efficace”

Education Marketing Italia ti regala la guida definitiva alla creazione di Open Day di successo: nell’eBook “Come organizzare un Open Day efficace” ti accompagniamo passo passo in ogni fase della progettazione e realizzazione di Open Day veramente performanti.

Questo libro ti porterà a guardare l’open day con occhi totalmente nuovi e prenderai coscienza di tutte le opportunità che si nascondono in un evento all’apparenza così semplice.

Creare Open Day efficaci è la chiave per aumentare gli iscritti, consolidare la propria immagine e concretizzare tutti gli sforzi fatti per crescere come scuola.

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